01.2.01 План интервью с Татьяной — финансы и расчёты
> Внутренний документ: рабочий лист для самой встречи. 19 вопросов в 7 блоках; расчётное время 75 мин. ⚠ — вопрос обязательный: без ответа блок не закрыт. Если времени мало, снимаются блоки 6 и 7.
Что уже знаем про её контур. По матрице процессов Татьяна участвует в девяти процессах: 3.5 хранение материалов (контроль документооборота), 4.3 договорная работа по концерту (контроль), 4.6 состав на мероприятие (до неё доходят данные), 4.13 закрытие мероприятия (согласование), 7.6 роялти-выплаты соавторам (согласование), 8.2 счета и акты (даёт добро), 8.3 контроль оплат (контроль документооборота), 8.4 расчёты с музыкантами и подрядчиками (знает, кому сколько), 11.3 зависимость от людей (точка концентрации «платежи»).
Чего про неё не знаем, хотя спрашивали дважды. Открытый вопрос 4 — как Татьяна узнаёт, кто участвовал в мероприятии и кому сколько выплатить, и где лежит тарифная сетка. Его задавал ещё прошлый консультант весной 2025 года и оставил без ответа. Это главный вопрос встречи.
Как начать (2–3 минуты, своими словами)
Спасибо, что нашли время. Сразу про формат, чтобы это не выглядело проверкой.
У нас на руках два слоя материала разного возраста. Разговоры с командой — апрель–май 2025 года, это полтора года назад. Выгрузка рабочих файлов — сентябрь 2026-го. Третьего дня говорили с Кариной и многое уточнили, но финансовый контур там почти не затрагивали: это ваша часть, и без вас она остаётся догадками.
Поэтому я буду часто спрашивать «у нас записано так — это ещё верно?». Если записано неверно, это самый полезный ответ: он снимает ошибку, которая иначе уедет в решения.
И честно про формат ответов: мне нужен не порядок «как принято», а последний реальный случай. Не «как согласовываются платежи», а «вспомните последний платёж, который вы согласовали, — что пришло, от кого, что вы посмотрели, что сделали дальше».
Про деньги: суммы и объёмы работ я записываю для проектирования, не для оценки людей. Если какой-то вопрос лучше не при всех — скажите, вернёмся к нему один на один.
Ход разговора
1. Сверка контура: что за вами сегодня · 10 мин
Проверить, не обесценился ли материал по финансовому контуру за полтора года, и получить правильные имена для всех остальных блоков
1.1. ⚠ У нас записано, что вы согласуете платежи, контролируете документооборот и знаете, кому сколько платить по мероприятиям. Это всё ещё так, и что к этому добавилось или ушло?
<sub>кому: Татьяна · источник: матрица 8.2, 8.3, 8.4, 11.3 / открытый вопрос 1</sub>
зачем: Все девять процессов с её участием описаны по материалам весны 2025-го; если зона изменилась, меняются и владельцы в матрице, и адресаты будущих решений.
ответ получен, если: По каждому из трёх участков сказано «да, за мной» или «ушло к такому-то», и названо хотя бы одно изменение за последний год.
уточнить: Что из финансового контура делает Денис-бухгалтер, а что вы?
уточнить: После ухода Кати к вам что-нибудь перешло?
уточнить: Кто вас замещает, когда вы недоступны, и по каким решениям вас нельзя заменить?
что меняет: Владельцы в процессах 8.2–8.4, 4.13, 7.6; точка концентрации «платежи» в 11.3; адресат инициатив Ф-08, Г-13.
> Ответ:
1.2. Денис — бухгалтер на аутсорсе и Денис из производства контента: это один человек или разные? Что именно передано на аутсорс и какой компании?
<sub>кому: Татьяна · источник: открытый вопрос 6</sub>
зачем: В материалах два Дениса и три названия («Аудит Про Гарант», Денис, Лариса); пока это не разделено, нельзя понять, кто держит учёт.
ответ получен, если: Названы разные люди или подтверждено, что один; названа компания и перечень переданных работ.
уточнить: Кто из них делает проводки, кто платежи, кто отчётность?
уточнить: Можно ли с бухгалтерией поговорить напрямую и через кого это организовать?
что меняет: Ф-08 (20 дн.) — состав участников и то, с кем вообще говорить про учёт.
> Ответ:
2. Как считаются деньги: Excel, Fintablo, 1С · 14 мин
В перечне систем названы три системы учёта плюс банк и касса, а в разговорах команды они не прозвучали ни разу — поэтому непонятно, где правда
2.1. ⚠ В перечне систем есть Excel, Fintablo и 1С:Предприятие 8.5, а ещё Сбербанк и Ю касса. Что из этого реально ведётся, кем, и переносятся ли данные между ними руками?
<sub>кому: Татьяна · источник: открытый вопрос 9 / Ф-08</sub>
зачем: От этого зависит, есть ли вообще единая картина денег или она собирается вручную под каждый вопрос.
ответ получен, если: По каждой из систем сказано «ведётся / не ведётся / ведёт такой-то», и названо, где перенос идёт руками.
уточнить: Какой из них вы верите, если цифры разошлись?
уточнить: Сколько времени уходит на сверку между ними за месяц?
уточнить: Через какие ещё счета и карты ходят деньги компании?
что меняет: Ф-08 — из «систем, которые не звучат» превращается либо в работающий учёт, либо в подтверждённую дыру.
> Ответ:
2.2. ⚠ Какие отчёты и с какой периодичностью получает Антон сейчас? И считается ли где-то результат по проекту — концерту, релизу, — а не только движение денег?
<sub>кому: Татьяна · источник: Ф-08, открытый вопрос 23</sub>
зачем: Антон в апреле 2025-го сказал, что не видит, зарабатывает ли компания; если это не изменилось, это первое, что должна дать автоматизация.
ответ получен, если: Назван состав отчёта и срок, либо прямо сказано, что регулярного отчёта нет.
уточнить: Кто и как считает, сколько осталось после конкретного концерта?
уточнить: Что Антон спрашивает чаще всего, и сколько времени уходит на ответ?
что меняет: Требования к MVP: отчёт по проекту — отдельный кандидат в быстрые победы.
> Ответ:
2.3. Квартальная выгрузка бухгалтера: в каком виде она приходит и что вы с ней делаете руками, прежде чем она станет пригодной?
<sub>кому: Татьяна · источник: инициатива Г-22 (новое интервью 02.10.2026)</sub>
зачем: По словам Карины, выгрузку приходится раскладывать руками, а подпись актов — отдельной работой; это кандидат в быстрые победы, но объём неизвестен.
ответ получен, если: Назван формат файла, число строк за квартал и перечень ручных шагов.
уточнить: Сколько времени занимает один квартал?
уточнить: Что в выгрузке приходится исправлять каждый раз?
что меняет: Г-22 — уточняется трудоёмкость и то, чей это вообще участок.
> Ответ:
3. Счета и акты: правило пересчёта сумм · 12 мин
В выгрузке четыре разных поля суммы, и правило перехода между ними нигде не записано — без него нельзя ни проверить расчёт, ни автоматизировать его
3.1. ⚠ В листах есть «Сумма по Договору», «Сумма по Счету», «Стоимость без уч. налога» и «Стоимость с уч. налога». В одной строке 55 000 превращается в 58 510,64. По какому правилу идёт пересчёт и какое поле считается главным?
<sub>кому: Татьяна · источник: открытый вопрос 12 / матрица 8.2</sub>
зачем: Это единственное место, где можно проверить, сходятся ли данные; без правила любая сверка превращается в ручной разбор.
ответ получен, если: Названа формула или перечень случаев, и сказано, какое поле первично.
уточнить: Откуда берётся разница — налог, комиссия площадки, что-то ещё?
уточнить: Кто вводит эти суммы и кто их проверяет?
уточнить: Бывает, что поля расходятся не по правилу, а по ошибке? Как это обнаруживается?
что меняет: Процесс 8.2 переходит из «подтверждён на словах» в описанный; становится возможной автосверка.
> Ответ:
3.2. ⚠ Процесс по нашим записям такой: Алина готовит счёт и акт, вы даёте добро, Денис проводит через ЭДО и оплату. Так это сейчас, и что вы смотрите, прежде чем дать добро?
<sub>кому: Татьяна · источник: матрица 8.2</sub>
зачем: «Даёт добро» — не действие, а роль; пока неизвестно, что именно проверяется, нельзя сказать, что можно проверять машинально.
ответ получен, если: Назван перечень того, что проверяется, и что бывает причиной отказа.
уточнить: Вспомните последний счёт, который вы не пропустили сразу — почему?
уточнить: Сколько счетов в месяц через вас проходит?
уточнить: Что приходит вам в каком виде — файл, сообщение, строка в таблице?
что меняет: Шаги процесса 8.2 и состав будущей проверки.
> Ответ:
4. Контроль оплат и график поступлений · 13 мин
Два источника называют разных владельцев, а сам график поступлений существует в двух местах
4.1. ⚠ Где сейчас фактически ведётся график поступлений — в Google-таблице или в Excel-файле из выгрузки? И кто в нём ведёт колонку остатка?
<sub>кому: Татьяна · источник: открытый вопрос 11 / матрица 8.3</sub>
зачем: Это главный лист по деньгам; пока их два, любые цифры по оплатам спорны.
ответ получен, если: Назван один файл как рабочий, и сказано, что со вторым.
уточнить: Кто ещё в него пишет, кроме вас и Алины?
уточнить: Как вы узнаёте, что оплата пришла — из банка, от Дениса, от контрагента?
что меняет: Процесс 8.3 и источник истины по оплатам; матрица 4.13.
> Ответ:
4.2. ⚠ По таблице функций контроль оплат подрядчикам был за Катей, по словам Алины — за ней. Катя ушла. Кто это делает сегодня и как вы видите, что кому-то не заплатили?
<sub>кому: Татьяна · источник: открытый вопрос 18 / матрица 8.3</sub>
зачем: Расхождение двух источников плюс уход человека — это место, где работа могла просто перестать делаться.
ответ получен, если: Назван человек и способ, которым обнаруживается пропущенная оплата.
уточнить: Был ли за последний год случай, когда подрядчику заплатили с опозданием? Как узнали?
уточнить: Есть ли срок, к которому оплата считается просроченной?
что меняет: Владелец процесса 8.3; напоминания по оплатам — кандидат в быстрые победы.
> Ответ:
4.3. Что означает пустой лист «На паузе» и кто переносит строку в «сделано АРХИВ» (748 строк) — по какому признаку работа считается закрытой?
<sub>кому: Татьяна · источник: открытые вопросы 16, 36 / матрица 4.13</sub>
зачем: Без правила закрытия нельзя отличить брошенную работу от завершённой — ни глазами, ни машиной.
ответ получен, если: Назван признак закрытия и человек, который переносит.
уточнить: «На паузе» не используется или строки уже разобрали?
уточнить: Есть ли копия архива где-нибудь ещё?
что меняет: Процесс 4.13 и 10.5 (резервные копии).
> Ответ:
5. Выплаты людям: тарифная сетка и состав · 12 мин
Главный неотвеченный вопрос обследования — его задавали весной 2025-го и не получили ответа
5.1. ⚠ Как вы узнаёте, кто участвовал в конкретном мероприятии и кому сколько выплатить? И где лежит тарифная сетка?
<sub>кому: Татьяна · источник: открытые вопросы 4, 6 / матрица 4.6, 8.4</sub>
зачем: Это единственный вопрос, который обследование задаёт второй раз; пока он открыт, процессы 4.6 и 8.4 описаны наполовину.
ответ получен, если: Назван способ получения состава (файл, сообщение, человек) и место, где лежит сетка, либо прямо сказано, что сетки как документа нет.
уточнить: Вспомните последнее мероприятие: откуда пришёл состав и в каком виде?
уточнить: Кто утверждает ставку, если участник новый?
уточнить: Бывает, что состав приходит после того, как надо платить?
что меняет: Закрывает открытый вопрос 4; достраивает процессы 4.6 и 8.4; требование Алины Т6 (видеть расчёты самой) становится выполнимым или нет.
> Ответ:
5.2. Алина просит видеть расчёты сама. Что из расчётов можно ей показывать, а что нет, и почему?
<sub>кому: Татьяна · источник: требование Т6 / матрица 8.4</sub>
зачем: Требование уже заявлено; если его нельзя выполнить по сути, лучше знать это сейчас, а не после проектирования.
ответ получен, если: Назван круг данных, который можно открыть, и причина ограничения по остальному.
уточнить: Кто решает такие вопросы доступа — вы или Антон?
что меняет: Границы будущего доступа в инициативах по финансам.
> Ответ:
6. Роялти и соавторы · 10 мин
Два листа роялти, расхождение по владельцу и сроки, которые живут в чьей-то памяти
6.1. ⚠ «Роялти» и «Роялти OLD»: что из них рабочее, с какой даты второе не ведётся и чем отличаются колонки «Контрагент» и «Релиз»?
<sub>кому: Татьяна, при участии Ксюши · источник: открытый вопрос 14 / Г-06</sub>
зачем: Пока два листа значат разное, выплаты соавторам нельзя ни проверить, ни перенести.
ответ получен, если: Один лист назван рабочим, по второму сказано «архив с такой-то даты» или «тоже используется для того-то».
уточнить: Что означает «зачет» как способ расчёта и где фиксируется его сумма?
уточнить: Где записаны доли соавторов и основания начисления — в материалах их нет.
что меняет: Г-06 (32 дн.) — объём работы по разбору; процесс 7.6.
> Ответ:
6.2. Кто напоминает о сроке отчёта по роялти — «квартал», «70 дней»? И кто подхватывает, если Ксюша недоступна?
<sub>кому: Татьяна · источник: открытый вопрос 9 / Г-04 / матрица 7.6</sub>
зачем: Сроки обязательств, живущие в памяти одного человека, — прямая причина просрочки.
ответ получен, если: Назван способ напоминания или прямо сказано, что его нет.
уточнить: Сколько правообладателей в работе и какая у каждого периодичность?
уточнить: Была ли просрочка за последний год?
что меняет: Г-04 (28 дн.) — календарь обязательств по роялти.
> Ответ:
7. Личный контур и ЭДО · 10 мин
Деликатный блок. Если собеседница напряглась — перенести на разговор один на один
7.1. ⚠ У нас записано, что часть расходов идёт через личные карты — Юли и Алины. Так ли это сейчас, и почему: ограничение банка, нет закрывающих документов или так сложилось?
<sub>кому: Татьяна, отдельно от остальных · источник: открытый вопрос 22 / Г-13</sub>
зачем: Это не вопрос про людей, а вопрос про то, видны ли расходы компании вообще; без ответа Г-13 не спроектировать.
ответ получен, если: Названа причина и примерный объём за период, либо сказано, что порядок изменился.
уточнить: Оплачиваются ли так до сих пор уборщицы и бытовые расходы?
уточнить: Арендаторы «Речника» платят куда и по какому графику?
уточнить: Есть ли корпоративное средство платежа и что мешает его использовать?
что меняет: Г-13 (26 дн.) — из догадки превращается в задачу с объёмом.
> Ответ:
7.2. Кто имеет доступ к ЭДО «Калуга Астрал» и какая доля документов идёт через него? У нас расхождение: по одним словам почти всё, по другим — доступа у Карины и Алины нет.
<sub>кому: Татьяна · источник: открытый вопрос 10 / матрица 4.3</sub>
зачем: Расхождение в десять раз; от него зависит, где вообще лежат подписанные документы.
ответ получен, если: Назван перечень людей с доступом и примерная доля документов.
уточнить: Что принципиально нельзя провести через ЭДО?
уточнить: Где лежат бумажные оригиналы и кто за них отвечает?
что меняет: Процессы 4.3, 11.2; инициатива по статусу подписания (Г-29).
> Ответ:
Чем закончить (2–3 минуты)
Три вещи вслух:
1. Что я услышал — одной фразой на блок. Проговорить и дать поправить.
2. Что осталось открытым и за кем. Если по тарифной сетке или по роялти нужен ещё кто-то (Ксюша, Денис), назвать это и договориться, кто его позовёт.
3. Что будет дальше и когда. Резюме встречи придёт в чат, и в нём будут только договорённости и открытые вопросы — суммы и оценки работ в общий чат не выносятся.
Не обещать: сроков по автоматизации, стоимости и объёма работ. Это называет руководитель работ, Александр.
Что проверить в записях после встречи
открытые вопросы 4, 6, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 22 — снимаются или остаются;
процессы 4.6, 4.13, 7.6, 8.2, 8.3, 8.4, 11.3 — владельцы и шаги;