Вид: Запись встречи Чему здесь можно верить: Слова людей о своей работе. Факт о том, что человек так считает и так делает. Проверять стоит только там, где участники противоречат друг другу. Где лежит сырьё: storage://lab/raw/discovery-2026-09/GMT20250501-080201_Recording Объём: 34 тыс. знаков · разобрано 2026-09-27
Запись рабочей встречи по обследованию работы ассистента/менеджера по документам (условно «клиент» — компания вокруг Антона и Юлии Беляевой, группа «термейтс»). Разбираются таблица фактических обязанностей сотрудницы и Кати, календари в Google, Google-таблица с реестром договоров, графиком поступлений и роялти, цифровой архив сканов на Яндекс.Диске, а также блок бытовых/личных расходов, которые сотрудница оплачивает с карты Юлии. Из разговора следует, что из большой Google-таблицы реально работают только три вкладки (реестр договоров, график поступлений, роялти), часть листов мёртвые и не удаляются из-за нехватки времени, а первая таблица реестра дублирует вторую. Финансовая логика расчёта подрядчиков по мероприятиям сотруднице непрозрачна — её знает только Татьяна, это зафиксировано как вопрос. Приглашённый консультант большую часть второй половины встречи описывает свою схему (фонды, субсчета, корпоративные карты, еженедельное финансовое планирование) и формулирует вопросы к Сберу — это предложения, а не описание текущей работы; на встрече прямо сказано «Мы пока ничего не внедряем, ничего не меняем». Отдельно всплывает проблема сотрудницы: фактические обязанности сильно шире изначально обсуждавшихся, зарплата 70 тысяч, пересмотреть не удаётся из-за недоступности Антона.
| Утверждение | Вес | На чём основано |
|---|---|---|
| На встрече договорились, что работают втроём и вопросы передаются через участников встречи. | факт | [0:01:17] «что мы работаем сейчас втроём. Если какие-то вопросы есть, то вы их передаёте, и это нормально» |
| Существует таблица с перечнем фактических обязанностей сотрудницы и Кати — не по договору, а по факту. | факт | [0:02:55] «Да, фактически, не по договору, я бы сказала» |
| Таблица обязанностей появилась по просьбе Антона, который хотел сам перераспределить обязанности, но это не получилось. | факт | [0:03:13] «у Антона сорвало... колпак по поводу того, как всё хаотично. Он попросил написать, кто чем занимается, и он хотел это сам отрегулировать... но у нас |
| Столбец «дополнительно» в таблице обязанностей — это то, на что нет сил, но что по-хорошему нужно делать. | факт | [0:03:40] «это мы с Катей писали то, на что нет сил, на что по-хорошему можно сделать и нужно делать» |
| У Антона нет ресурса и достаточно глубокого понимания процессов, чтобы самому всё перераспределить — так считает сотрудница. | факт | [0:03:31] «Мы понимаем, что у него нет на это ресурса, да и в целом настолько большого глубинного понимания» |
| Календари ведутся раздельно: «Концерты», «Занятость», личный календарь Антона («разбудить Семёна, школа»). | факт | [0:07:31] «А вот разбудить Семену Школу — это личный календарь Антона» |
| При переносе календарей через файл один календарь (с личной почты Антона) интегрировался некорректно; на встрече календарь «Концерты» удалили и импортировали заново из файла, после чего данные стали правильными. | факт | [0:03:58] «кроме одного календаря, почему-то все календари у меня интегрировались, а тот…»; [0:11:11] «Теперь все правильно, да?» |
| Обмен календарями делали выгрузкой/импортом файла; на встрече решили попробовать дать доступ по e-mail и отправили приглашение на почту. | факт | [0:04:35] «я скачал файлик, загрузил туда файлик»; [0:05:54] «Все отправила на почту» |
| Реестр договоров ведётся в Google-таблице: номер/название договора, дата, контрагент, сумма по договору, ссылка на место хранения. | факт | [0:12:37] «Мы пишем номер договора, дату договора, контрагента, сумму по договору и ссылку на то, где он хранится» |
| Все сканы договоров хранятся на Яндекс.Диске. | факт | [0:12:49] «Все сканы мы храним на Яндекс.Диске» |
| В реестре договоров есть поля: тип (входящий/исходящий), дата, название договора, контрагент, сумма, статус договора, примечания, наименование мероприятия, ссылка. | факт | [0:14:15]–[0:14:56] перечисление колонок |
| У исходящих договоров контрагент всегда один, у входящих — разные. | факт | [0:14:32] «на исходящих всегда один, на исходящих разный» |
| Первая таблица реестра, по мнению сотрудницы, нерабочая: вся информация из неё дублируется во второй, и она отказалась её вести. | факт | [0:15:18] «я пришла, я сказала, что я не буду этого делать... это дублирование информации» |
| В таблице «График поступлений» есть колонки: контрагент, дата мероприятия, мероприятие, сумма по договору, процент ИП, агент, бытовой райдер, технический райдер, дата статуса, даты и суммы поступлений (до четвёртого), остаток поступлений, комментарии. | факт | [0:17:12]–[0:18:18] перечисление колонок |
| Остаток поступлений в графике считается автоматически. | факт | [0:18:16] «Это все автоматически считается, да? Да, да, да» |
| Колонки «процент ИП», «агент», «бытовой райдер», «технический райдер» сотрудница добавила сама и для себя, потому что это часто забывается. | факт | [0:17:32] «Это я добавила не так давно»; [0:17:50] «я это сделала для себя, потому что часто это забывается мною» |
| Колонку «дата статуса» сотрудница заполняет редко. | факт | [0:18:01] «тоже я пишу ее редко» |
| Акты и расчёты с подрядчиками (гитаристами и др.) делаются на базе графика поступлений; расчёт подрядчиков производится на основании тарифной сетки договора. | факт | [0:19:14] «производится расчет подрядчиков на основании тарифной сетки договора» |
| Сотрудница не знает, как определяется, кто участвовал в мероприятии и кому сколько нужно выплатить — это знает Татьяна. | факт | [0:18:46] «Ну, это надо у Татьяны спрашивать»; [0:18:50] «Я в эти процессы как бы не углублялась, и мне это не нужно было» |
| Вкладка про роялти должна работать, но не хватает сил ею заниматься; сейчас она не ведётся. | факт | [0:21:29] «она должна работать, но не хватает сил рук этим заняться» |
| Роялти — одна из самых сложных тем: разные получатели принимают отчёты с разной периодичностью (раз в год, раз в два года, раз в квартал, кто-то отказался от выплат), выплаты очень частые. | факт | [0:21:48] «Кто-то принимает отчёты раз в год, кто-то... раз в два года... кому-то нужно делать раз в квартал» |
| Сотрудница считает, что фиксировать роялти в Google-таблице тяжело и практически нереально. | факт | [0:21:57] «в Google таблице тяжеловато всё это фиксировать... в общем, да, это нереально» |
| Учёт отправки/обмена оригиналами документов больше не ведётся: из-за ЭДО оригиналами обмениваются примерно в 1 случае из 10. | факт | [0:22:37] «появился ЭДО, там, оригиналами я обмениваюсь раз в 10 случаев» |
| Ранее отправку/обмен вела Катя. | гипотеза | [0:22:32] «Это Катя, наверное, вела ещё в своё время» |
| Вкладки «Акты», «Выплаты», «Виды оплаты», «Отправка/Денис», «Архив», «Черновик» не работают и очень давно не актуальны; их не удаляют, потому что нет времени на чистку и потому что закрываются прошлые года. | факт | [0:21:11] «какая-то мусорная история, которая не работает, мы просто пока её не удаляем, потому что нет времени заняться чисткой»; [0:24:05] «пока что не удаляю |
| На встрече зафиксировано, что рабочих вкладок в таблице три: реестр договоров, график поступлений, роялти (последняя — «мёртвая», требует оживления). | факт | [0:25:36] «График поступлений, реестр договоров, ройалти, мертвая таблица»; [0:25:46] «Рабочие вкладки» |
| Верхняя строка в таблице графика поступлений не закреплена, и сотрудница не умеет её закреплять. | факт | [0:16:56] «это у меня тоже, я это не умею делать» |
| У интервьюера не было доступа к таблице, доступ запрашивался по ходу встречи. | факт | [0:13:32] «у меня нет доступа, запрашиваю» |
| Бытовые и личные расходы оплачиваются с карты, принадлежащей Юле: сотрудница прогнозирует сумму, пишет, на что нужны деньги, запрашивает у Юли, Юля переводит, далее сотрудница распределяет и отчитывается. | факт | [0:28:04] «я запрашиваю их у Юли, пишу как бы для чего они мне... она переводит мне их... я уже распределяю... я отчитываюсь по этому всему» |
| Прогноз расходов сотрудница делает примерно на две недели, потому что дальше планы рушит непредвиденное. | факт | [0:31:57] «У меня получается где-то на две недели... всегда происходит что-то непредвиденное, рушит все планы» |
| С этой карты оплачиваются: такси Антона, репетиторы Семёна, охрана офиса («дом»), нужды офиса (интернет), хозяйственные материалы, уборщицы, ремонт и материалы для Валентина, мелкие покупки и заказы Ozon, другие нужды группы, Юлии и Антона. | факт | [0:28:18]–[0:35:44] перечисление; [0:28:32] «такси Антона полностью списывается с этой карты» |
| Уборщицы — не клининговая компания, платить им официально «не вариант». | факт | [0:35:04] «А, уборщицы. Это не какая-то клининговая компания. Платить им официально не вариант» |
| Валентин — завхоз: часто чинит, мастерит, ездит за материалами или заказывает их, оплата идёт с той же карты. | факт | [0:35:22] «Вот Валентин, завхоз... Он часто что-то чинит... заказывает какие-то материалы, которые я оплачиваю тоже с этой карты» |
| Такси заказывается через бизнес-аккаунт Яндекс.Такси, доступ есть примерно у трёх человек; когда средства на корпоративном счету заканчиваются, сотрудница делает отчёт: сколько потрачено, что за поездки, кто ездил, с какими целями. | факт | [0:28:53] «Мы пользуемся Яндекс.Такси бизнес-аккаунт, у которого там доступ есть буквально у трех людей»; [0:29:04] «я делаю отчет» |
| Схема с чужой картой неудобна: карта принадлежит не сотруднице, для оплаты часто нужна смс от Юли, до Юли тяжело дозвониться. | факт | [0:36:11] «Карта принадлежит не мне... часто, чтобы что-то оплатить, нужна смска от Юли» |
| Сотрудница избегает системы быстрых платежей, потому что тогда не начисляется кэшбэк банка, который бывает значительным. | факт | [0:36:30] «в таком случае... не накапливается, например, кэшбэк от банка, который бывает значительным» |
| Юлия иногда пользуется этой же картой параллельно, что мешает; сейчас это происходит реже. | факт | [0:36:47] «Юлия иногда начинает пользоваться этой картой параллельно, что немножко мешает. Сейчас это уже реже» |
| Сотрудница сомневается, что практика «перевести человеку средства, чтобы он раскидывал их кому нужно» соответствует корпоративной этике. | факт | [0:37:05] «Я не уверена, насколько это корпоративная этика» |
| Приоритетный банк клиента — Сбербанк: все выплаты получают на него и оттуда распределяют; главный счёт в Сбере. | факт | [0:41:56] «это Сбербанк... мы все выплаты получаем на этот банк и, соответственно, распределяем тоже»; [0:49:49] «У нас главный счёт в Сбере» |
| Есть ли у Сбера субсчета и корпоративные карты — сотрудница не знает, предполагает, что есть. | гипотеза | [0:41:58] «Я уверена, у них есть эта история, потому что они такие ведущие» |
| На встрече зафиксировано, что на этапе обследования ничего не внедряется и не меняется, вопросы только изучаются. | факт | [0:43:36] «Мы пока ничего не внедряем, ничего не меняем. Мы просто пока изучаем вопросы» |
| Юле нужен отдельный ассистент: ранее Юле было комфортно, что этим занимается сотрудница, и её готовы были подключать глубже, но Антон запретил и велел искать человека. | факт | [0:52:21] «Но Антон запретил, сказал, мы делать так не будем, и сказал, поискать человека» |
| Сейчас сотрудница помогает Юле «по мелочи»: вопросы по Семёну, бронирование экскурсий, чтобы репетиторы стояли по времени. | факт | [0:52:43] «Сейчас я ей помогаю по мелочи... чтобы все репетиторы стояли по времени четко» |
| Бюджет на ассистента Юлии обсуждён с Юлей накануне и согласован на 80 тысяч. | факт | [0:53:14] «Да, мы с ней вчера это обсудили, да сошлись на 80» |
| Зарплата интервьюируемой сотрудницы — 70 тысяч. | факт | [0:53:58] «Маленькая, 70 тысяч мне платит» |
| Изначально обязанности сотрудницы сводились к документам и ассистированию Антона; во время испытательного срока (3 месяца) была уволена третья менеджер, остались вдвоём с Катей, и на сотрудницу начали навешивать другие дела. | факт | [0:54:14] «мои поручения глобально были это документы и ассистирование Антона. Всё»; [0:54:28] «была уволена девочка, третий менеджер, и мы с Катей остались вдв |
| В подписанном договоре у сотрудницы прописано значительно больше обязанностей за ту же небольшую сумму, чем обсуждалось при найме; она считает это своей большой текущей проблемой. | факт | [0:54:44] «в договоре прописано гораздо больше обязанностей за вот эту сумму маленькую. Хотя мы так не договаривались» |
| Обсудить свои условия с Антоном сотрудница не может месяцами: «человек неуловим», он решает приоритетные задачи. | факт | [0:55:11] «могу это сделать, наверное, месяцами, потому что человек неуловим просто в этом плане» |
| Вопросы к другим сотрудникам решили накапливать «пластами» и разбирать личными встречами (с Татьяной, возможно с Леной). | факт | [0:20:23] «лучше, чтобы какой-то пласт вопросов накопился и вы с Татьяной лично пообщались» |
| Встреча ограничена часом и не закончена; договорились продолжить в тот же день примерно через час, ссылка на встречу сохраняется. | факт | [0:56:34] «Давай на сегодня. Я тогда сейчас через час освобожусь, тебе напишу, и мы тогда продолжим» |
| В календаре «Занятость» встречаются записи вида «Игнат уехал, Вася уехал»; кто эти люди и как ведётся занятость — в источнике не раскрыто. | вопрос | [0:06:20] «Вот Игнат уехал, Вася уехал» |
| В начале встречи упоминается «зайти в компас» — что это за система и зачем она, не сказано. | вопрос | [0:00:11] «сейчас мне нужно подчиниться, зайти в компас» |