Ответственный: Алина (ведение), юрист и младший юрист, Татьяна (контроль документооборота), Денис (ЭДО, оплаты)
Где делается сегодня: Листы «Договоры», «Документы 2026», «ЕКБ 16.09», «сделано АРХИВ»; Gmail, Telegram, Яндекс.Диск, Google Docs, ЭДО
Статус: подтверждён
Как есть
2. Подготовка, согласование и подписание договора
Шаги (факт, выгрузка Excel + встреча 01.05 08:02): строка заводится в рабочем листе («Договоры», «Документы 2026», «ЕКБ 16.09», «Очистка прав 2026 втб») с проектом, контрагентом, описанием работ, статусом лица и сроком для юриста → согласование по почте и в Telegram → файл кладётся на Яндекс.Диск или в Google Docs, ссылка вставляется в колонку «Комментарии» → подписание (ЭДО или оригиналами) → подтверждающий документ (акт) → оплата → перенос строки на лист «сделано АРХИВ» (748 строк).
Кто: Алина (реестр, архив, отправка), Ксюша (ответственный по ряду документов), Катя (подключается, когда контрагент не отвечает на письма Алины — «как старший менеджер чуть-чуть втык сделала» и забирает реальный срок), Татьяна (контроль документооборота), Денис (ЭДО, оплаты) [встречи 01.05 08:02 и 10:15; выгрузка Excel].
Где теряется время и что болит:
Состояние документа выражено не полем, а листом, на котором лежит строка («Договоры», «У контрагента», «На паузе», «Нужна оплата», «сделано АРХИВ») — перевод по этапу делается ручным переносом строки [факт, выгрузка].
Статус пишется свободным текстом с опечатками: «Создание документа» / «Создание доукмента» / «создание док»; «У контрагента» / «У контагента» [факт, выгрузка].
Поле «Дата статуса» заполнено один раз из 146 — сколько документ висит у контрагента, из данных не видно [факт, выгрузка].
Где сейчас оригинал, отмечается именем в безымянной колонке: «У Дениса» — 123 записи, «Отправить Денису» [факт, выгрузка].
Поручения живут в комментариях без срока и ответственного: «Надо отправить наш оригинал им», «21.12 отпр наш экз», «Ждем акт с их стороны», «Документы отправлены Фариду, ждем назад» [факт, выгрузка].
Ответственный попадает не в своё поле: «Проект: Ответственнный · Статус: Ксюша» [факт, выгрузка].
Регулярного контроля документооборота не происходит; много незакрытых документов за прошлые годы, дела передались Алине в незаконченном виде, «я не знаю, что происходило в компании в 2008 году»; в вычистке должна подключаться Катя; проверок полноты архива сейчас нет [факт, встреча 01.05 10:15].
Обмен оригиналами почти прекратился из-за ЭДО — «раз в 10 случаев», но лист учёта отправки остался мусором [факт, встреча 01.05 08:02].
---
Вопрос на интервью
Подтвердить ответственного и место, где процесс ведётся сегодня.