Где делается сегодня: Лист «График поступлений» в Excel/Google Таблицах
Статус: подтверждён
Как есть
3. График поступлений и расчёты с подрядчиками по мероприятию
Шаги (факт): по договору ведётся лист «График поступлений» (контрагент, мероприятие и дата, сумма по договору, % ИП, агент, бытовой и технический райдер, афиша, сайт, до четырёх поступлений с датами и суммами, автоматический остаток, комментарии) → на базе графика и тарифной сетки договора считаются акты и выплаты подрядчикам (гитаристам и др.) [встреча 01.05 08:02; выгрузка Excel].
Кто: Алина ведёт график и делает акты; расчёт подрядчиков — Татьяна; оплаты физически проводит Денис; без ведома Татьяны ничего не оплачивается [встречи 01.05 08:02 и 10:15].
Где теряется время и что болит:
Алина не знает, как определяется, кто участвовал в мероприятии и кому сколько выплатить — «это надо у Татьяны спрашивать», «я в эти процессы не углублялась» [факт, встреча 01.05 08:02]. Знание сосредоточено в одном человеке.
Число платежей жёстко ограничено четырьмя парами колонок; частичная оплата записывается словами: «1 платеж да», «1\\2 да», «дв» [факт, выгрузка].
Суммы хранятся текстом («8 480», «1 000», «0.5»); в поле «АГЕНТ» вместе лежат «True», «0.1», «10% (Рошаль)», «500К», «5%, 300 000»; «Стоимость с уч. налога» местами равна «#REF!» [факт, выгрузка].
Колонки «% ИП», «агент», «бытовой райдер», «технический райдер» Алина добавила сама и «для себя, потому что часто это забывается мною»; «дата статуса» заполняется редко [факт, встреча 01.05 08:02].
Верхняя строка таблицы не закреплена, и Алина «не умеет это делать» [факт, встреча 01.05 08:02].
Сверка с 1С делается глазами, результат пишется фразой в поле номера счёта: «Нет такого контрагента в базе 1С» [факт, выгрузка].
---
Вопрос на интервью
Подтвердить ответственного и место, где процесс ведётся сегодня.